Kelurahan Wringinanom

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label undangan pernikahan, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, Data Source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat dan mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :

• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:


Tahap I Membuat Dokumen Master

• Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan kemudian disimpan dengan nama Surat Keterangan Tidak Mampu.

Tahap II Membuat Data Source
Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat Keterangan.

Catatan:
Pembuatan data di excel harus dimulai dari cell A1, yaitu untuk judul data yang akan diambil nantinya di word 2007. Misalnya A1 sampai M11. Disini data yang dimasukan adalah:

• No Urut
• Nomor Surat
• Nama Pemohon
• Jenis Kelamin
• Tempat danTanggal Lahir
• Pekerjaan
• Warga Negara
• Agama
• Alamat tinggal
• Keperluan
• Nama Anak
• Umur
• Murid atau Mahasiswa dari

Isikan Data Surat Keterangan sesuai data yang akan dibuatkan surat keterangan, misalnya seperti berikut

Tahap III Menghubungkan Document Master dengan Data Source
Disini kita akan menghubungkan antara Surat Keterangan Tidak Mampu dengan Data Surat Keterangan. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

• Buka file Surat Keterangan Tidak Mampu (Jika belum dibuka)
• Klik Mailing, seperti gambar berikut:

• Klik Select Recipients, kemudian pilih “Use Existing List...”

• Cari file bernama Data Surat Keterangan, seperti gambar berikut

• Pilih Sheet1$ kemudian klik tombol OK

• Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya. Taruh kursor disamping tulisan Nomor : , kemudian klik Mailings -------  klik Insert Merge Field ----- pilih Nomor_Surat. Jika benar, maka disamping tulisan Nomor  akan ketambahan tulisan<<Nomor_Surat>>

• Lakukan seperti langkah nomor 6 untuk nama, jenis kelamin sampai Murid/Mahasiswa dari. Jika semuanya benar, maka akan nampak seperti gambar berikut:

• Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.

• Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah kecil (◄atau ►) untuk berpindah antar data. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

• Untuk mencetak hasilnya, maka pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge

• Untuk mencetak dokumen disini ada 3 pilihan, jika kita pilih Print Documents....

• Disini ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

• Jika yang dipilih Edit Individual Documents, maka akan menghasilkan penggabungan ke dokumen baru (file baru). Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).

Demikian tutorial ringkas ini dibuat semoga bermanfaat bagi para staf yang sering menggunakan MS Word 2007 dalam aktivitas melayani masyarakat. (Wonosobo, 24 Juni 2013: Penulis)

KLIK DISINI JIKA MENGINGINKAN TUTORIAL VERSI CETAKNYA